Kişisel Verileri Koruma Kanunu

ADOÇİM ÇİMENTO BETON SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN MÜŞTERİ AYDINLATMA METNİ

 Onay Tarihi: 31.01.2019

1. Amaç

Adoçim Çimento Beton Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Adoçim Çimento” veya “Şirket”), gerçek kişi müşterilerine ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.

Şirketimizin gerçek kişi müşterisi olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,

• Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
• Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
• Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini bildiririz.

Aydınlatma Metni ile Adoçim Çimento tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

2. Gerçek Kişi Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü

Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.

Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, müşterilere ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

Kişisel verileriniz gerek sözleşme ilişkisinin kurulmasından önce gerekse sözleşme ilişkisinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz ve üçüncü kişilerden, kanunlarda öngörülen nedenlerle kamu kurum ve kuruluşlarından elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman aracılığı ile, kanunlarda öngörülen nedenlerle fiziksel veya elektronik ortamlar ve Şirket binalarına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla toplamaktadır.

3.  Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.

193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu, 5520 sayılı Kurumlar Vergisi Kanunu, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu, 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;

• Fatura kayıtlarının tutulması

Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;

• Satış süreçlerinin yürütülmesi,
• Satılan ürün takibinin yapılması,
• Müşteri finansal durum sorgulamasının yapılması,
• Toplu ödemelerin gerçekleştirilmesi,
• Finansal takiplerin yapılması,
• Nakliye işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Teminat takibi ve risk değerlendirmelerinin yapılması,
• Müşteriden sipariş alınması ve takibinin yapılması,
• Cari hesap takibi ve risk değerlendirmelerinin yapılması,
• Borç-alacak işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Kantar işlemleri takibinin yapılması,
• Prim hesaplamalarının yapılması,
• Fiyat politikasının belirlenmesi ve satılan ürün fiyatları takibinin yapılması,
• Çek takibinin yapılması ve iade edilecek çeklerin bildirilmesi,
• Müşteri memnuniyeti süreçlerinin yürütülmesi,
• Fiyat teklifi verilmesi,
• Cari hesap açılması,
• Cari hesap kartında müşterilere ait form tasarımları oluşturulması,
• Müşterilerin işlemler hakkında bilgilendirilmesi,
• Ödeme takibinin yapılması,
• Fatura düzenlenmesi,
• Tahsilat makbuzu kesilmesi,
• Müşteriye ait nakliye araçları takibinin yapılması,
• Müşteri limit takibinin yapılması,
• Müşterilere ait cari hesap bilgilerini üst yönetim ile paylaşılması

Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;

• Müşteri şikâyeti takibinin yapılması,
• Müşteri ziyaretlerinin gerçekleştirilmesi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4. Kişisel Verilerin 3. Kişilere Aktarılması

Kişisel Verileriniz, yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve sözleşme gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi ile sınırlı olmak üzere, açıklanan amaçlarla, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, Şirketimizin ilgili tedarikçilerine, iş ortaklarına, iştirak ve bağlık ortaklıklara aktarılabilmektedir.

4.1. Kişisel Verilerin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;

Yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;

• Fatura kayıtlarına ilişkin bilgilendirme yapılması amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı’na, gerekli olduğu ve/veya talep edildiği takdirde Rekabet Kurumu’na, bağımsız denetim şirketlerine bakanlıklara denetim ve resmi yazılara cevap verme amaçları ile aktarılabilmektedir.

Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;

• Ödemelerin yapılması,
• Risk değerlendirmelerinin gerçekleştirilmesi,
• Müşteri prim takibinin yapılması,
• Denetimlerin gerçekleştirilmesi,
• Nakliye işlemlerine ilişkin bilgilendirmelerin yapılması,
• Satış rakamları takibinin yapılması,
• Pazar araştırmalarının yapılması,
• Cari hesap açılması,
• Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla Şirketimiz iş ortakları ve bağlı ortaklıklarına, tedarikçilerine aktarılmaktadır.

Söz konusu aktarımlar KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde gerçekleşmektedir. Kişisel verileriniz, gerekli güvenlik önlemlerinin alınması ile yukarıda bahsedilen amaçların gerçekleştirilmesi için yurtiçinde tutulabileceği gibi yurtdışına da aktarılabilecektir.

4.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilere Aktarılması; Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;

• Yönetime satış ve cari hesap raporlarının sunulması,
• Müşteri risk limitlerinin arttırılması,
• Fiyat belirlemelerinin yapılması,
• Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
• Satış rakamları takibinin yapılması,
• Finansal konularda izin alınması,
• Risk takibinin yapılması amacıyla Şirketimiz iştirak ve bağlı ortaklıklarına zaman zaman aktarılabilmektedir.

5. Kişisel Verilerin Güvenliğinin ve Gizliliğinin Sağlanması

Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

5.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler

• Teknik konularda uzman kişilerin istihdam edilmesi,
• Düzenli aralıklarla alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik denetim yapılması,
• Güvenliğin sağlanması için gerekli yazılım ve alt yapının oluşturulması,
• Şirket bünyesinde işlenmekte olan verilere erişimin sınırlandırılması,
• Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir şekilde yedekleme programının kullanılması,
• Virüs koruma sistemlerini içeren yazılımların kullanılması.

Adoçim Çimento kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi koruma altına almıştır.

5.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler

• KVK Kanunu’na ilişkin şirket çalışanlarının eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi,
• Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini yerine getireceğine ilişkin kayıt eklenmesinin sağlanması,
• KVK Kanunu’na uyum için yerine getirilmesi gerekenlerin tespit edilmesi ve uygulamaları için iç politikaların hazırlanması,
• Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.

6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi

KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması, saklama sürelerine ilişkin politikalarımızdaki sürelerin geçmesi gibi hallerde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Bu hususa ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulmuş ve gelecekte oluşturulabilecek ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.

6.1.  Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri

Kişisel veriler KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan “Veri Saklama ve İmha Prosedürümüze” göre fiziksel olarak yok edilmekte ve elektronik ortamlardan güvenli olarak silinmektedir.

6.2.  Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.

Kişisel veriler KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan “Veri Saklama ve İmha Prosedürümüze” göre verilerin maskeleme, veri türetme, takma ad kullanma, toplulaştırma, veri karması metotları ile anonim hale getirilmektedir.

7.  Müşteri’nin Sahip Olduğu Haklar

KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
5. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep

Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır. Aydınlatma Metni’nin en güncel haline www.adocim.com linkinden ulaşabilirsiniz.