ADOÇİM ÇİMENTO BETON SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN TEDARİKÇİ VE TAŞERON ÇALIŞANLARI AYDINLATMA METNİ
Onay Tarihi: 31.01.2019
1. Amaç
Adoçim Çimento Beton Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Adoçim Çimento” veya “Şirket”), gerçek kişi tedarikçileri ve taşeron çalışanlarına ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.
Şirketimizin gerçek kişi tedarikçisi veya taşeron çalışanı olmanız sebebiyle Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Şirketimizce haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verileriniz Şirketimiz tarafından “Veri Sorumlusu” sıfatıyla,
- Kişisel verilerinizi işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
- Şirketimize bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
- Kaydedileceğini, depolanacağını, muhafaza edileceğini, yeniden düzenleneceğini, kanunen bu kişisel verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacağını ve KVK Kanunu’nun öngördüğü şartlarda, yurtiçi veya yurtdışı üçüncü kişilere aktarılacağını, devredileceğini, sınıflandırılabileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan sair şekillerde işlenebileceğini ve KVK Kanunu’nda sayılan diğer işlemlere tabi tutulabileceğini
Aydınlatma Metni ile Adoçim Çimento tarafından yürütülen faaliyetlerin KVK Kanunu’nda yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.
2. Gerçek Kişi Tedarikçileri ve Taşeron Çalışanlarının Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü
Şirketimiz, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde tarafınızdan ayrıca izin alınacaktır.
Şirketimiz tarafından toplanan ve kullanılan, tedarikçilere ve taşeron çalışanlarına ait kişisel veriler özellikle şunlardır:
| Kişisel Verinin İçeriği | |
| Kimlik Verisi | Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, medeni hal, anne adı- baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgeleri içeren, nüfus cüzdanı, ehliyet
imza/paraf bilgisi, sureti gibi belgeler. |
| İletişim Verisi | Telefon numarası, ikametgah belgesi, adres, ülke, e-posta adresi (dâhili numarası ve kurumsal e-posta adresi dâhil). |
| Finansal Veri | Firmanın kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel
veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası vb. bilgiler |
| Hukuki İşlem Verisi | Hukuki alacak ve hakların tespiti, takibi ve borçların ifası ile kanuni yükümlülükler
ve Şirketimiz politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler (Mahkeme ve idari merci kararları gibi belgelerde yer alan veriler, vekâletnameler vb.) |
| Mesleki Deneyim Verisi | İlgili kişinin mesleki yeterlilik belgeleri, görevi, unvanı gibi veriler |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | · Sağlık Raporu
· Adli sicil kaydı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri · Ehliyet üzerinde kullandığı cihaz ve protezler (ehliyet fotokopisi) |
| Diğer Veriler | Ay başı çalışan mevcudu, ilgili kişinin deneme süresi, verilen siparişin tarihi, sipariş numarası, durumu, malzeme dönemi, alınan malzeme gibi veriler |
| Fiziksel Mekân Güvenlik Verisi | Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan
kayıtlar vb. |
Şirketimiz, hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek, şirketinizle ve/veya sizinle, gerek sözleşme ilişkisinin kurulmasından önce gerekse sözleşme ilişkisinin kurulmasından sonra ve devamı boyunca Şirketimize ibraz etmiş olduğunuz verileri, fiziksel veya elektronik ortamda elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman aracılığı ile ve kanunlarda öngörülen nedenlerle fiziksel veya elektronik ortamlar ve Şirket binalarına yerleştirdiğimiz kameralar aracılığıyla toplamaktadır.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler
Kişisel Verileriniz, Şirketimiz tarafından aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda ancak bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla işlenebilir.
İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, Atıkların Yakılmasına İlişkin Yönetmelik, İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik ve bu mevzuatla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve gerekliliklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenmektedir.
İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, Atıkların Yakılmasına İlişkin Yönetmelik, İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
- Tatbiki eğitimlerin imza altına alınması,
- Atık yakma sürecinin bakanlığın belirlediği değerler kapsamında yapılması ve kontrolünün sağlanması,
- Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü’ne bildirimlerin yapılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- İzin belgelerinin alınması,
- İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
Sözleşmenin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;
- Çimento Endüstrisi İşverenleri Sendikası’na bilgi verilmesi,
- Kartvizit basılması,
- Mal / hizmet satın alım ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,
- Gönderilen havale ve EFT işlemlerinin takibinin yapılması,
- Cari hesap kartında tedarikçilere ait banka hesap, ticari, risk bilgilerinin ve parametrelerinin oluşturulması,
- Tahsilat ve ödeme takibinin yapılması,
- Bankaların talep etmesi halinde bilgi verilmesi,
- Cari hesap kartında tedarikçilere ait form tasarımları ve logo connect bilgilerinin oluşturulması,
- Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
- Sevkiyat işlemleri takibinin yapılması,
- Lojistik faaliyetlerin yürütülmesi,
- Bakım yapıldığına dair tutanak tutulması,
- Yemekhane hijyen koşullarının denetiminin sağlanması,
- Bayilerin uygulama girişinin sağlanması,
- Uygun görülmeyen konuda tedarikçinin uyarılması,
- Aylık yemek menüsünün alınması
Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
- Hak ediş ve çalışma saatleri hakkında mutabakatın sağlanması,
- Olası bir sorunda yüklenici firmaya yaptırım uygulanması
ile ilgili kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
4. Kişisel Verilerin 3. Kişilere Aktarılması
Kişisel Verileriniz, İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, Atıkların Yakılmasına İlişkin Yönetmelik ve yukarıda sayılan mevzuatlarla sınırlı olmamak kaydıyla yasal yükümlülüklerin ve iş sözleşmesi gerekliliklerinin yerine getirilmesi amacıyla; istisnai ve zorunlu hallerde Şirketimizin ilgili tedarikçilerine, iştirak ve bağı ortaklıklara ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilmektedir.
4.1. Kişisel Verilerinizin Yurt İçindeki Üçüncü Kişilere Aktarılması;
İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, Atıkların Yakılmasına İlişkin Yönetmelik ve yürürlükteki ilgili mevzuatlar, kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, özellikle;
- İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve takibinin yapılması,
- Atık yakma sürecinin bakanlığın belirlediği değerler aralığında yapılması ve kontörlünün sağlanması,
- Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü’ne bildirimlerin yapılması,
- Bakanlıktan gerekli izinlerin alınması ilgili amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşlara aktarılmaktadır.
İş sözleşmesinin kurulması ve ifası amacıyla, özellikle;
- Sendikanın her ay istediği bilgilendirmenin yapılması,
- Kartvizit basılması,
- Hastanelerden periyodik muayene teklifi alınması,
- Borç alacak konusunda anlaşma sağlanması,
- Elektrik kullanım tahmini paylaşarak olası aşırı yüklenmelerin engellenmesi amacıyla ilgili tedarikçilere ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlara aktarılmaktadır.
Bir hakkın tesis edilmesi, kullandırılması ve korunması, Şirketimiz politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;
- Banka limit çalışmalarının yapılması,
- Servis ve bakım işlemlerini gerçekleştirilmesi,
- Taşeron firmaların uyarılması,
- Denetimlerin yapılması amacıyla ilgili tedarikçilere ve yetkili kamu kurum ve kuruluşlara aktarılmaktadır.
4.2. Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilere Aktarılması; Kişisel Verileriniz;
- Yönetim süreçlerinin yönetilmesi,
- Satın alma süreç ve talepleri takibinin yapılması,
- Lojistik yönetiminin kontrolünün sağlanması amacıyla iştirak ve bağlı ortaklıklara aktarılmaktadır.
5. Kişisel Verilerin Güvenliğinin ve Gizliliğinin Sağlanması
Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
5.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan Teknik Tedbirler
- Teknik konularda uzman kişilerin istihdamı,
- Düzenli aralıklarla alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik denetim,
- Güvenliğin sağlanması için gerekli yazılım ve alt yapı,
- Şirket bünyesinde işlenmekte olan verilere erişimin sınırlandırılması,
- Kişisel verilerin güvenli bir biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun bir şekilde yedekleme programının kullanılması,
- Virüs koruma sistemlerini içeren yazılımların kullanılması.
Adoçim Çimento kişisel verilerinizi korumak amacıyla her türlü teknik, teknolojik güvenlik önlemlerini almış olup olası risklere karşı kişisel verilerinizi koruma altına almıştır.
5.2. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişimi Engellemek İçin Alınan İdari Tedbirler
- KVK Kanunu’na ilişkin şirket çalışanlarının eğitilmesi ve bilinçlendirilmesi,
- Kişisel veri aktarımının söz konusu olduğu durumlarda, kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş sözleşmelere kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini yerine getireceğine ilişkin kayıt eklenmesinin sağlanması,
- KVK Kanunu’na uyum için yerine getirilmesi gerekenlerin tespit edilmesi ve uygulamaları için iç politikaların hazırlanması,
- Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, Şirketimiz bu durumu en kısa sürede ilgili veri sahibine ve Kurul’a bildirecektir.
6. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi
KVK Kanunu’nun 7. maddesi uyarınca, kişisel verilerin ilgili mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler re’sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine Şirketimiz tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Bu hususa ilişkin usul ve esaslar KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturacak ikincil mevzuata göre yerine getirilecektir.
6.1. Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri
Kişisel veriler KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan “Veri Saklama ve İmha Prosedürü”müze göre fiziksel olarak yok edilmekte ve elektronik ortamlardan güvenli olarak silinmektedir.
6.2. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri
Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek bir hale getirilmesini ifade eder.
Kişisel veriler KVK Kanunu ve bu Kanun dayanak alınarak oluşturulan “Veri Saklama ve İmha Prosedürü”müze göre verilerin maskeleme, veri türetme, takma ad kullanma, toplulaştırma, veri karması metotları ile anonim hale getirilmektedir.
7. Tedarikçi’nin Sahip Olduğu Haklar
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
- Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep
Şirketimiz, KVK Kanunu’ndan doğan taleplerinizi “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Şirketimiz, KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.
İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Şirketimiz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır. Aydınlatma Metni’nin en güncel haline www.adocim.com linkinden ulaşabilirsiniz.